Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая политика описывает, как ООО «ПКРК» обрабатывает персональные данные в закрытой информационной системе учёта работ по регистрации медицинских изделий (далее – «Сервис»). Документ разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральным законом от 21.07.2014 № 242-ФЗ о локализации обработки данных граждан Российской Федерации.

Сервис работает на платформе РегТрекер. У платформы есть своя политика – она описывает данные, которые платформа собирает для себя, и доступна по адресу reg-tracker.ru/privacy.html.

2. Оператор и роли сторон

Оператором персональных данных, внесённых в Сервис, является ООО «ПКРК» (Первая Комплексная Регистрационная Компания), далее – «Оператор». Адрес: г. Москва, 1-я Курьяновская ул., д. 34, стр. 11, оф. 42. Контакт для запросов и обращений субъектов персональных данных: info@fcrc.ru.

Оператор определяет, чьи данные вносятся в Сервис, зачем и на какой срок. Техническую сторону – хранение, защиту и разграничение доступа – обеспечивает платформа РегТрекер, действуя по поручению Оператора и в его пределах (часть 3 статьи 6 152-ФЗ).

Условия поручения – перечень действий, требования к защите, порядок уведомления об инцидентах, возврат и уничтожение данных – закреплены отдельным документом: поручение на обработку персональных данных.

Что остаётся за платформой. Часть сведений платформа собирает не по поручению, а для собственной работы и безопасности: идентификатор сессии, служебный журнал обращений и временные записи о неудачных попытках входа. В отношении них оператором выступает сама платформа, и они описаны в её политике (reg-tracker.ru/privacy.html).

3. Категории обрабатываемых данных

Сотрудники Оператора

• Логин – публичный идентификатор учётной записи.
• Хеш пароля – необратимое преобразование пароля по алгоритму argon2id. Сам пароль не сохраняется и никому не известен.
• Карточка сотрудника – ФИО, должность, рабочая почта, рабочий телефон. Заполняет администратор пространства; поля необязательные.
• День рождения – число и месяц, без года. Используется ровно для одного: показать коллегам внутри приложения, кого сегодня поздравить. Год рождения не запрашивается и не хранится вовсе, поэтому возраст из Сервиса неизвестен. Поле необязательное: его можно не заполнять, а заполненное – попросить убрать.
• Роль, членство в пространстве и отдел – определяют, что человек видит в Сервисе.
• Отметка об отсутствии – даты отпуска или командировки, если сотрудник их указал, чтобы задачи не назначались на это время.

Клиенты Оператора и их представители

• Данные клиента – наименование и ИНН организации-клиента либо индивидуального предпринимателя, с которым у Оператора заключён договор.
• Контактные данные представителя – ФИО контактного лица, рабочий телефон, рабочий адрес электронной почты, адрес и страна. Вносит сотрудник Оператора и использует исключительно для деловой связи по проекту клиента.

Рабочее содержимое

В задачах, документах, встречах и заметках персональные данные могут появляться в свободном тексте, и это тоже обработка.

• проекты, задачи, сроки, ответственные исполнители, комментарии и история изменений;
• встречи и их протоколы: названия, участники, решения, поручения, вопросы и ответы;
• быстрые заметки сотрудника и приложенные к ним изображения;
• файлы, загруженные к документам проекта: имя файла, тип, автор загрузки и само содержимое.

Технические сведения

• Локальная копия рабочих данных – чтобы Сервис работал при перебоях со связью, копия данных пространства хранится на устройстве: в браузере – в локальном хранилище сайта, в мобильном приложении – во внутренней памяти приложения. Копия удаляется при выходе из системы, а также очисткой данных сайта или удалением приложения.
• Данные подписки на уведомления – адрес доставки и ключи шифрования, выданные браузером, либо идентификатор устройства для мобильного приложения. Появляются только после того, как человек сам разрешил уведомления.
• Настройки интерфейса – выбранный язык, тема оформления, состояние разделов и отметка о прочитанных уведомлениях. Хранятся на устройстве и никого не идентифицируют.

Сервис не собирает: паспортные данные, геолокацию, данные о поведении в сети, файлы cookie рекламных сетей. Телефон и адрес электронной почты обрабатываются как рабочие контакты сотрудников и деловые контакты представителей клиентов.

4. Цели обработки

Перечисленные данные используются исключительно для:

• входа сотрудника в Сервис и поддержания его сессии;
• защиты Сервиса от несанкционированного доступа;
• ведения учёта работ по регистрации медицинских изделий: назначения ответственных, контроля сроков, ведения проектной переписки и протоколов встреч;
• деловой связи с клиентами Оператора и их представителями по вопросам сопровождения регистрации;
• поздравлений с днём рождения внутри приложения: число и месяц показываются коллегам по организации;
• доставки рабочих уведомлений – если сотрудник их включил.

Данные не используются для маркетинга, аналитики, профилирования, рекламных рассылок и не продаются.

5. Правовое основание обработки

Основание зависит от того, чьи это данные.

• Сотрудники Оператора. Учётная запись, ФИО, должность и рабочие контакты обрабатываются для исполнения трудового договора и организации труда (статья 6 часть 1 пункт 5 152-ФЗ, глава 14 Трудового кодекса РФ). Согласие работника здесь не запрашивается намеренно: в отношениях с работодателем оно не является свободным, а значит не было бы честным основанием.
• День рождения сотрудника – согласие (статья 6 часть 1 пункт 1 152-ФЗ). Для работы он не нужен, поэтому поле необязательное, заполняется добровольно и убирается по первой просьбе сотрудника.
• Контактные лица клиентов – юридических лиц. Законный интерес Оператора (статья 6 часть 1 пункт 7 152-ФЗ): обработка рабочих контактов необходима для исполнения договора, заключённого Оператором с клиентом. Обрабатываются только рабочие контактные данные; права и свободы субъекта не нарушаются.
• Клиенты – индивидуальные предприниматели и физические лица. Исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных (статья 6 часть 1 пункт 5 152-ФЗ).

Когда у представителей клиентов появится собственный доступ в Сервис, основанием обработки их данных дополнительно станет их собственное согласие, получаемое при входе.

6. Сроки хранения

Резервные копии

Резервные копии создаются перед изменением данных, а при включённом внешнем резервировании – дополнительно по расписанию. Поэтому удалённая запись какое-то время остаётся в копиях и исчезает оттуда по мере их обновления. Из рабочей базы данные уничтожаются в срок, указанный выше; восстановление данных из копий после удаления не производится.

Если Оператор перестанет пользоваться платформой

При прекращении договора между Оператором и платформой данные пространства выгружаются Оператору, после чего уничтожаются на стороне платформы в порядке и в сроки, установленные поручением на обработку.

7. Место хранения

Рабочая база Сервиса размещена на сервере на территории Российской Федерации. Это соответствует требованиям статьи 18 части 5 152-ФЗ и 242-ФЗ о локализации.

Отдельные технические сведения могут покидать пределы России в случаях, честно перечисленных в разделе 8: это доставка уведомлений и внешнее резервное копирование, если оно включено. Рабочее содержимое при этом не передаётся.

8. Кому мы поручаем обработку

Персональные данные не продаются, не публикуются и не передаются для рекламных или аналитических целей. Ниже – полный перечень тех, кто получает доступ к данным, и в каком объёме.

• Платформа РегТрекер – обработчик по поручению Оператора: хранение, защита, резервное копирование, разграничение доступа.
• Хостинг-провайдер на территории Российской Федерации, на оборудовании которого размещён Сервис. Доступ к оборудованию ограничен договором и техническими мерами.
• Сотрудники Оператора – в объёме, который определяет их роль и отдел.
• Внешние консультанты – если Оператор привлекает их к проекту, им выдаётся ограниченный доступ только к назначенным проектам. Такой консультант может быть другим юридическим лицом, и доступ выдаёт и отзывает Оператор.
• Государственные органы – в случаях, прямо предусмотренных законом. При поиске по открытому реестру Росздравнадзора во внешний государственный сервис передаётся только поисковый запрос (наименование производителя, представителя или номер записи); персональные данные из Сервиса не передаются.

Доставка уведомлений

Уведомления доставляются через службу браузера или операционной системы устройства (для Chrome – Google, для Safari – Apple, для Firefox – Mozilla). Адрес доставки выбирает сам браузер, и сервер такой службы может находиться за пределами России.

• В браузере содержимое уведомления зашифровано на нашем сервере ключами вашего устройства (стандарт RFC 8291). Служба доставки видит факт отправки, время и объём сообщения, но не его текст: прочитать уведомление может лишь ваше устройство.
• В мобильном приложении уходит служебное сообщение: слово «RegTracker», общая метка вида уведомления и технические номера записи и задачи. Названия задачи и текста комментария в нём нет – приложение подтягивает подробности само, уже после проверки вашей сессии.
• Уведомления включаете вы сами и отключаете в любой момент. Пока разрешение не выдано, ни одного обращения к службе доставки не происходит.

Вопрос о квалификации такой доставки как трансграничной передачи (статья 12 152-ФЗ) остаётся открытым: содержание третьей стороне недоступно, передаются лишь технические сведения о факте доставки, и происходит это по инициативе самого пользователя. Оператор раскрывает эти обстоятельства явно, чтобы решение об использовании уведомлений принималось осознанно.

Выгрузки и внешние подключения

• Сотрудник с соответствующими правами может выгрузить рабочие данные в файл. После скачивания файл находится вне контроля Сервиса, и за его сохранность отвечает получатель.
• Администратор пространства может выдать ключ доступа для внешней программы. Такой ключ открывает полную выгрузку пространства, включая личные быстрые заметки сотрудников и вложения к ним. Выдавайте его только доверенным системам и отзывайте, когда он больше не нужен.
• Если в пространстве включён помощник на основе языковой модели, то при каждом обращении к нему выбранному поставщику модели передаются: сам запрос, рабочий контекст (список активных задач и проектов), а также тексты и файлы, которые сотрудник отправил помощнику. Поставщик может находиться за пределами России. Пока функция выключена, никаких обращений не происходит.

9. Безопасность

Применяются следующие меры защиты:

• транспортное шифрование HTTPS/TLS 1.2 и выше;
• хеширование паролей по алгоритму argon2id;
• сессионный cookie с флагами HttpOnly, Secure, SameSite;
• защита от подделки запросов и межсайтовых сценариев;
• ограничение числа попыток входа с одного адреса;
• разграничение доступа по ролям и изоляция пространств организаций;
• регулярные резервные копии;
• работа Сервиса под отдельной непривилегированной учётной записью операционной системы.

Об инциденте, затронувшем персональные данные, платформа обязана уведомить Оператора не позднее 24 часов с момента обнаружения – чтобы Оператор успел исполнить свою обязанность перед Роскомнадзором (часть 3.1 статьи 21 152-ФЗ). Порядок закреплён поручением на обработку.

10. Права субъекта персональных данных

В соответствии со статьями 14 и 20 152-ФЗ субъект имеет право:

• получить информацию об обработке своих данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных;
• отозвать согласие, если обработка основана на согласии;
• возражать против обработки, основанной на законном интересе;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзоре либо в суде.

Как обратиться и в какой срок будет ответ

Запрос направляется на info@fcrc.ru и должен содержать сведения, позволяющие вас идентифицировать: фамилию, имя, отчество, а также данные документа, удостоверяющего личность, либо иные сведения, подтверждающие ваше отношение к обрабатываемым данным (часть 3 статьи 14 152-ФЗ). Без такой проверки Оператор не вправе раскрывать или удалять данные: иначе чужие сведения сможет запросить кто угодно.

• ответ о составе и способах обработки – в течение 10 рабочих дней (срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением);
• уточнение, блокирование или уничтожение данных – в течение 7 рабочих дней с момента подтверждения оснований.

Субъекты, у которых нет учётной записи в Сервисе (контактные лица клиентов, клиенты – индивидуальные предприниматели), реализуют свои права по тому же адресу. Для них отзыв согласия через удаление учётной записи неприменим, так как учётная запись не создаётся.

11. Cookie и данные на устройстве

Сервис использует один технический сессионный cookie – он нужен для того, чтобы вы оставались в системе. Иные cookie (рекламные, аналитические, маркетинговые) не применяются; отключение сессионного cookie сделает работу в Сервисе невозможной.

Помимо cookie, на устройстве хранятся: рабочая копия данных вашего пространства (чтобы Сервис работал при перебоях со связью), выбранный язык и тема оформления, состояние разделов интерфейса и отметка о прочитанных уведомлениях. Эти данные никуда не передаются. Рабочая копия удаляется при выходе из системы; настройки интерфейса снимаются очисткой данных сайта или удалением приложения.

Мобильное приложение обращается к тому же серверу и обрабатывает те же данные, что и веб-версия; собственной аналитики, рекламных модулей и трекеров в нём нет.

12. Изменения политики

Оператор вправе изменять настоящую политику. Актуальная версия всегда доступна на странице входа в Сервис. Существенные изменения доводятся до сотрудников при следующем входе в систему.